Die E-Rechnung: Alles Wichtige rund um die elektronische Rechnung und was jetzt zu tun ist

Warum kommt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der Digitalisierungsstrategie Deutschlands und folgt dem Vorbild anderer EU-Mitgliedstaaten. Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu steigern. Zudem dient die Maßnahme als Vorbereitung auf die geplante Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Dieses System wird voraussichtlich ab 2030 oder 2032 umgesetzt und aus den Daten der E-Rechnung gespeist.

Was wird sich ändern?

Die zentrale Neuerung ist die verpflichtende Verwendung strukturierter elektronischer Datenformate gemäß der europäischen Norm EN 16931. Künftig wird zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „sonstigen Rechnungen“ unterschieden:

• Elektronische Rechnungen: Diese müssen ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden.
• Sonstige Rechnungen: Hierunter fallen Papierrechnungen oder digitale Dokumente wie PDF-Dateien, die nicht den Anforderungen an E-Rechnungen entsprechen.

Hinweis: PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die steuerbare Lieferungen oder Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Nicht betroffen sind:

• Umsätze an private Endverbraucher (B2C)
• Grenzüberschreitende B2B-Umsätze
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ausgenommen, müssen jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die Regelung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Für den Rechnungsaussteller gelten Übergangsfristen:

• 2025 bis 2026: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen noch „sonstige Rechnungen“ verwenden.
• Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?

Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den Versand nicht mehr erforderlich, sofern die Rechnung den neuen Vorgaben entspricht. Unternehmen sollten geeignete Systeme oder Dienstleister zur Verarbeitung einrichten.

Wie wird die E-Rechnung zugestellt?

Mögliche Zustellwege umfassen:

• E-Mail mit Anhang
• Elektronische Schnittstellen
• Gemeinsame Speicherorte innerhalb von Konzernen
• Internetportale

Dabei sollte auf Sicherheitsaspekte wie den Schutz vor Schadsoftware geachtet werden.

Ausnahmen und Besonderheiten

Neben den genannten Ausnahmen gelten folgende Regelungen:

• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, bleiben aber empfangspflichtig.
• Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die E-Rechnungen sind zehn Jahre lang im originalen, strukturierten Datenformat revisionssicher aufzubewahren. Dabei gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen (GoBD).

Marktübersicht: Anbieter und Lösungen

Es gibt zahlreiche Anbieter, die Software und Dienstleistungen zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen anbieten. Unternehmen sollten eine Lösung wählen, die mit bestehenden Systemen kompatibel ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Neue Tools der Finanzverwaltung

Das Bundesministerium der Finanzen stellt einen kostenfreien E-Rechnungs-Viewer über ELSTER.de bereit. Dieses Tool erleichtert die Visualisierung von E-Rechnungen im XML-Format.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen für effizientere und transparentere Prozesse. Unternehmen sollten frühzeitig mit der Umstellung beginnen, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht umzusetzen.

Ausführliche Informationen zur E-Rechnung finden sie auf den offiziellen Seiten des Bundesministeriums.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
Die verpflichtende E-Rechnung soll die Digitalisierung im Rechnungswesen vorantreiben. Durch die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen werden Prozesse vereinfacht, doppelte Arbeitsgänge vermieden und Fehler reduziert. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren von effizienteren Abläufen und Kosteneinsparungen.

2. Was ändert sich bei der Definition elektronischer Rechnungen?
Bis Ende 2024 gelten auch einfache PDF-Dokumente, die per E-Mail versendet werden, als elektronische Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, um als E-Rechnung anerkannt zu werden. Dokumente ohne strukturiertes Format (z. B. PDF) zählen dann als „sonstige Rechnungen“.

3. Wer gilt als „inländisches Unternehmen“?
Inländische Unternehmen sind solche, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben. Dazu zählen auch Freiberufler, Kleinunternehmer und Vermieter von Wohnungen. Wenn kein Sitz vorhanden ist, gelten der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

4. Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Ausnahmen sind:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze),
• bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung von Wohnungen),
• Kleinbeträge (bis 250 €), Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern sowie einige Leistungen an juristische Personen oder im Zusammenhang mit Grundstücken.

5. Müssen Vereine die E-Rechnung nutzen?
Vereine, die unternehmerisch tätig sind, müssen E-Rechnungen empfangen und ausstellen, sofern keine Ausnahmen gelten. Für nichtunternehmerische Tätigkeiten besteht keine Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen.

6. Benötigen Unternehmen eine Leitweg-ID?
Für den B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich. Diese wird nur benötigt, wenn E-Rechnungen an Behörden (B2G-Bereich) gesendet werden, um eine eindeutige Adressierung sicherzustellen.

7. Welche Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung?
E-Rechnungen müssen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässige Formate in Deutschland sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL).

8. Wie können E-Rechnungen übermittelt und empfangen werden?
Es gibt keine festgelegte Methode für die Übermittlung von E-Rechnungen. Mögliche Wege sind E-Mail, elektronische Schnittstellen, zentrale Speicherorte oder Downloads über Internetportale. Unternehmen müssen lediglich sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können, z. B. über ein E-Mail-Postfach.

9. Müssen E-Rechnungen immer elektronisch verarbeitet werden?
Nein, die Verpflichtung zur elektronischen Verarbeitung besteht nicht. Es genügt, dass die Rechnung so aufbereitet ist, dass eine elektronische Verarbeitung möglich ist.

10. Sind E-Rechnungen auch bei Barzahlungen notwendig?
Ja, bei Rechnungsbeträgen über 250 € ist auch für Barzahlungen eine E-Rechnung auszustellen. Diese kann nachträglich, z. B. per E-Mail, an den Empfänger gesendet werden.

11. Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Bis Ende 2026 können Unternehmen wählen, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt diese Frist bis Ende 2027. Bestehende EDI-Verfahren können ebenfalls bis 2027 weiterverwendet werden.

12. Gibt es Ausnahmen vom Empfang von E-Rechnungen?
Nein, ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bereits ein einfaches E-Mail-Postfach genügt.

13. Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?
E-Rechnungen müssen mindestens acht Jahre lang unveränderbar in ihrer ursprünglichen Form gespeichert werden. Dabei ist insbesondere der strukturierte Teil der Rechnung relevant.

14. Wie können E-Rechnungen an das Finanzamt übermittelt werden?
Ab dem 1. Januar 2025 können E-Rechnungen auf Anforderung über das ELSTER-Portal an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

15. Wo finde ich Unterstützung zur Norm EN 16931?
Fragen zur europäischen Norm EN 16931 können an den DIN-Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) gerichtet werden. Hinweise zur Weiterentwicklung der Norm können über Wirtschaftsverbände eingereicht werden.